『ジニー』導入例

『ジニー』導入〜初期運用までのサポート体制をご紹介!

「システムは使いこなせるのか不安。」という医院様から、「PC操作には慣れている。」という医院様まで、デンタライトでは提案型の導入〜初期運用サポートを4段階で行なっています。 

目標は、『ジニー』を”誰でも使いこなせて、目的に沿った運用ができる”ようになること!そのために、デンタライトサポートスタッフが、一軒一軒、医院様やスタッフ様に合わせた導入〜初期運用のサポートを行なっています。

【デンタライト サポートスタッフより】

『ジニー』をより便利に、プラスαの価値を実感していただけるように、”『ジニー』を使う人”のサポートを丁寧に行うことを心がけています。

どんなに便利で多機能なものであっても、きちんと使えないと持ち腐れになってしまいかねません。

せっかく『ジニー』を通して出会えた医院様が、そのような事態に陥ってしまわないように、医院の誰もが『ジニー』を問題なく使えて、快適かつ目的に沿った運用ができるよう、運用サポートを行っております。

 

そのために最も意識していることが、画一的なフォローではなく、『ジニー』をお使いいただく皆様の状況や、医院様ごとの運用状況や方針に合った、柔軟かつ適切なフォローです。

中でも、導入前後が医院様の負担が大きく、また、今後の運用を左右する一番肝心な場面だと考えており、従来のオペレーションとの擦り合せ〜導入初期のサポートには特に念入りに対応しています。

 

【『ジニー』導入〜初期運用サポートの4ステップ】

その詳細を、これからご紹介! 

 

【導入サポート】

❶スムースな移行を実現するために、導入前に入念に調査を行います。

『ジニー』を無理なく日常のオペレーションに組み込んでいただけるように、導入前に、現状の予約簿の運用状況をはじめとするオペレーション状況をお調べさせていただいています。

・医院様ごとにどのような診療項目を設定したらよいか

・各診療項目にデフォルトでどの程度の時間枠を設定したらよいか

・どのような項目を記録しているのか

・誰が次回予約を取っているのか

などの情報を教えていただき、『ジニー』の基本設定を操作したり、日常業務の中でどのように『ジニー』を使うと負担がないかを事前に調査・検討し、提案させていただく機会を設けています。

(導入前のチェック項目や、本格運用に慣れていただくための資料も用意いたします)

❷本格運用に全員が安心して使えるように、事前の操作説明会を行います。

本格運用開始前に、医院で働く皆様を対象にした操作説明会も実施

皆様のパソコンスキルに合わせた資料を用意し(場合によってはその場で用意も!)、実際に操作を行いながら、『ジニー』の使い方を解説いたします。

また、操作説明会〜導入日までの間に、本番と同じ操作環境を数日間設けて、基本的な操作に慣れていただく期間を設定することも可能です。導入当日にデンタライトスタッフと復習を行うなどの対応も行なっています。

(実際の操作説明会の様子。この時は、皆様前のめりで話を聞いて下さいました…!)

 

❸導入当日は、訪問サポートを実施しています。

操作説明会時にご案内した操作の再確認のほか、

・実務の中でスムースに予約や患者情報を入力できたか?

・ショートメッセージの送信やご案内ができたか?

などなど、実際に現場のオペレーションを拝見しながら、問題なく『ジニー』を運用できそうか、医院様の方針に沿った運用を実現するために調整することはないか?などを確認し、適宜スタッフの皆様に提案させていただいています。

 

 (導入当日も寄り添います。なんでも聞いてくださいね)

【運用サポート】

❹導入1ヶ月後に、運用のフォローを実施しています。

『ジニー』に蓄積されたデータをもとに、現状のアポイント状況をお伝えします。また、医院様の方針や運用目的に応じた、運用提案も行わせていただいています。例えば…

  • 運用開始後1ヶ月間のデータから、当日キャンセル率が少し高めであることが判明。さらに、予約履歴より、初診の患者さんのキャンセルが多いことを特定。
    →初診の患者さんに、予約前のお知らせメッセージを送付することを提案。その際に、医院の方針や、キャンセルポリシーを事前に患者様にきちんとお伝え。
  • 患者さんのモチベーション向上や、歯を大切にすることへの啓蒙に力を入れている医院様
    →初診の患者さんを中心に、診療翌日、お礼状のメッセージを送付することを提案。そちらに歯についての知識を深める資料(画像)を添付し、より患者さんに伝わりやすいように工夫。

などなど。


上記のサポートを通して、幸い、はじめは「パソコン操作やシステムは苦手…」と心配されていたスタッフ様にもお使いいただいています。

少しでも「システムには興味があるけど、使いこなせるか不安だ。」とお感じでしたら、迷わずご相談ください。不安を払拭できるまで、お付き合いいたします!

>>実際の導入対応はこちら!
「パソコン操作は苦手だけど…みんなが『ジニー』を使えるように!」
(高屋歯科医院 様)
https://genie-dc.com/blog/support2

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