『ジニー』導入例

継続来院してもらうために、『ジニー』を囲んでミーティングをしています。(古川歯科クリニック 様)

医院の規模が大きくなればなるほど、受付担当者のみでは継続来院へのフォローが手に負えなくなる傾向があるようです。

古川歯科様も、ドクター・スタッフ、フルタイム・パートタイムを含めて10名を超える規模の医院で、そうした傾向があるようでした。

 

院長の古川先生は、はじめは「予約を増やしたい」というご要望をお持ちでした。従来は広告費用を投下して新規患者の増加対策を行ってきましたが、新たに、新規で来院した患者さんに継続して来院し続けてもらうことに対策を打つことで予約を増やす提案を行いました。

具体的には、デンタライトスタッフが医院に入り、『ジニー』をより効果的に使いこなせるように、院内のオペレーションを整えるミーティングを行うことになりました。

 

まずは、課題の特定のために、『ジニー』とレセコンかの情報から作成した現状予約数の推移やメンテナンス率のレポートを作成し、それを見ながらみんなで改善策を議論しました。

その結果、患者さんの来院日、治療区分(メンテ、治療)を記録する従来の中断対策のスタイルが、労力がかかりすぎていたことがわかりました。

 

その課題に対して、スタッフさん全員に改善案を書き出していただき、取り組み方を検討しました。

『ジニー』上で次回予約が入っていない人がリストアップされる“未予約リスト”機能を使いこなせていなかったこともあり、未予約リストに表示されている治療を中断している患者さんを、受付担当者から、各スタッフに割り振って、次回予約を案内するショートメッセージ(SMS)を送ることを徹底する体制をつくりました。

 

また、日々の集計をみんなでとることと、スタッフ全員で丁寧に振り返る機会を、定期的に設けることも行いました。

こうして3ヶ月間、休眠患者へSMSを送り続けた結果、ミーティング実施前の1月と直近の8月を比べると、ユニットの稼働率が2.8から3.7に増加。

 

8回目のミーティングを迎えた今回では「仕事が忙しすぎる」という声が多数で、スタッフもこれから2名増員することもあり、今後は「業務フローの効率化」と「新人を迎え入れるための体系化」に取り組むことになりました。

院長 古川先生より

ジニーを囲んでの院内ミーティングを行うようになってから、スタッフの意識が変わったことが一番嬉しいです。日々の業務をこなすだけではなく、医院運営の意識を持って働いてくれるようになりました。

 

担当 大井より

古川歯科のスタッフ様は意欲的で、課題が明確になった途端、一気に課題解決に向けてのアクションが回り出しました。とても素敵な医院さんで、僕は大好きです。

 

 

■ジニー 導入事例はこちらから

TOP