導入医院さまの声

メンテナンス・定期検診の来院患者さんが「140%」増加!スタッフと共に土台をつくりたい。(大和駅前歯科 様)

大和駅前歯科 院長 中村 達哉 先生

神奈川県大和駅の南口から歩いて1分という非常に通いやすい場所にある大和前歯科様に今回はお話をお伺いしました。
大和駅前歯科様は、大和市大和南で1941年に開院して以来親子3代にわたって地域医療の貢献されています。

今回、「紙」の予約台帳から、ジニーのシステムに変更しました。
結果的に、メンテナンスで来院される患者さんが、前年比140%に増加しました。

どのような背景があり、増加したのか。来院する患者さんの声や行動変化、そして、これからの未来についてお伺いいたしました。

ハガキから、アプリ・SMSにより、メンテナンスの患者さんが増加

ージニーを使い始める前の当時の課題はどんな点でしたか?
(院長先生)
うちは元々、定期検診やメンテナンスの患者さんが少なかったので、そこをユニット数が近い、他の医院さんと同じぐらいにするためにどうするかというのを考えていました。
そのタイミングで、衛生士の岩堀さんが入って1年ぐらいたったときに、アナログでの解決では限界があったので、システムで解決できないかと考えていたときに、ちょうどジニーの話を聞くことができました。
実は、その前は、他社のメーカーを使ってて、少しやりにくいね、どうにかなんないかねっていうところも正直ありました。

大和駅歯科 ジニー

ーそのような背景があり、「ジニー」を導入するに至ったんですね。
(受付 Tさん)
そうですね。今までは、リコールや中断している患者さん向けにハガキを送っていました。ただ、そのハガキを送るための管理が大変でした。その管理ができる「リスト」があるので、すごく良かったなと思います。
今まではカルテを引っ張りだして、送る人送らない人とわけていましたが、「リスト」の機能で、自動的に仕分けしてくれるので、楽になりました。
本当に、ハガキは減りましたね。作業も減りました。

ーメンテナンス・定期検診の予約数が2019年12月〜2020年3月は約140%弱増えていますが、きっかけは何かありますか?
(院長先生)
昨年の8月か9月ぐらいから、リコール対象となる定期検診・メンテナンスの患者さんへの連絡をハガキから、SMSなどのメッセージに変更しました。ちなみにこれは、院長である僕からやってくれと言わずとも、スタッフ各々が勝手に動いてくれました。
ジニー のサポートの方にも相談しながら、進めていましたね。
その時期に送ったメッセージをみた患者さんが、年末から年始にかけて来院したので、結果的に定期検診・メンテナンスの来院患者さんが増えたと思います。

(衛生士 Iさん)
ちなみに、送る時のメッセージは、患者さん一人ひとりに合わせた内容に変えています。リストをみながら、来ていない患者さんへの連絡を地道にしていました。
ジニー が定期的に開催している「勉強会」にも参加して、学びながらやりました。

チェアサイドで予約をとることで、患者さんの意識も変化

ーチェアサイドで予約をとり始めてから、かわったとお伺いしましたが。
(衛生士 Iさん)
そうですね。タブレットを購入して、次の予約をチェアサイドで積極的にとるように変更しました。
患者さんの隣で一緒に予約を取ることで、患者さんからキャンセルされにくくなってきたりしてるような気がしますね。
あとは、患者さんが実際の予約画面を見て、先の予約がすでに埋まっている状況をみて、今ここで、ちゃんと次の予約を早めにとらないといけないっていう気持ちになっているように感じますね。
「結構空いてないんですね」「そんなに先まで取れないんですね」といった一言を言われるようになりました。

予約の前日に自動で送られる事前連絡が、無断キャンセル対策につながっていて、全体的にキャンセルがだいぶ減ってきたので、それも良いですね。

患者さんの意識の変化が、行動にも現れるように

ー次回の予約率やメンテナンス数があがると、他にも変化があったとお伺いしました
(院長先生)
基本的には、各スタッフが患者さんにちゃんと診療内容などを説明しています。
その結果、リマインドやリコールで送るメッセージに重みが出てきてるというのもあるかもしれないですね。
患者さんそれぞれの状態に合わせたオーダーメイドのように説明しています。
その結果、ジニーからその患者さんに送るメッセージの重要性や意味が伝わり、結果的に患者さんも積極的に予約をとってくれるようになったと思いますね。
スタッフそれぞれの努力が良い形になっています。

ー良いサイクルがまわっているんですね!
(院長先生)
患者さんの意識が変わって、ちゃんと通ってくれるようになった結果、ちょうどその時期から、物販や自費も伸びているんですよ。
だから、やっぱり通ってくれるように、患者さんへの連絡や次の予約率が高くなるチェアサイドでの予約は大事ですね。

スタッフと一緒に、今こそ、医院の未来につながる基盤をつくりたい

ー先生が元々描いていたビジョンにはどのくらい達していますか?
(院長先生)
今まではあまりできてなかったんですが、最近はだいぶできつつあるのかなっていう感じはあります。
特に、今いるスタッフが真面目に仕事に取り組む人が多いので、このできるスタッフがいる今のうちに、固めておかないといけないんじゃないかと思っています。うちも、継承開院してから、5年経過し、ある程度、医院としての土台を作りたいなというのがあるんですよね。

ータイミングとしては、まさに今なんですね。
(院長先生)
そうですね。
うちでは、初回から、治療ではなく、現状を知ってもらい、治療計画を立てています。
今では、口腔内写真やレントゲンも撮り、スタッフ各々が、ある程度説明できるようになってきましたね。
医院自体の行きたい方向へちゃんと船はこげてるような感じはしています。
それに、うちでは歯ブラシ指導に力を入れているので、将来、患者さんが来る時は、治療に来るのではなく、歯ブラシを持ってくるといった感じの病院にしていきたいですね。
そのためにも、患者さんの歯の寿命を延ばすなどの内容を書いた院内新聞を患者さんに確実に届けていきたいですね。すでに今も配ったりしているんですが、アプリを通じて、定期的に月1回とかで送りたいですね。

ー今後、DentaLightへの期待などがあれば教えてください。
(院長先生)
スタッフがジニーで開催している勉強会などで学んで、実践できているので、ありがたいです。
あとは、他の医院の様子も気になるので、ジニーを使っている医院同士の比較ができる機能があると良いかもしれませんね。
例えば、平均値より下回っていたら、何かしら上がるようなアドバイスが出るとかあるといいですね。それこそ、自分たちの同じように、ユニット5台で枠が2人の病院の平均とか。
そういうのがあると気にしてないようで、結構、見てると思うんです。
歯学部とか大学の国家試験合格率とか見ちゃいますよね。数字って、やっぱり、みんな好きなんじゃないかなと思います。それこそ、平均より超えている病院の意見と、超えてない病院の意見とかをユーザー同士で共有しあうとか良いですね。
そうすると、もっと分析もできるようになって、医院がもっと改善できるようになっていけると思います。

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