沖縄県名護市にて「よなみね歯科」を経営する與那嶺 修（よなみね おさむ）先生に、なぜ複数の予約管理ツールを検討した上でジニーの導入を決めたのか、ジニー導入後の歯科医院経営にどのような変化があったのかを伺いました。（聞き手：DentaLight 鎌倉・濱田）

システムを導入する基準は「ヒト」。利用後が、本当のスタート

鎌倉：本日は診療後にお時間いただきありがとうございます。2020年の年初からご利用開始いただき、約半年ぐらい経過して、ご状況はいかがですか？

與那嶺先生：ここ数か月はコロナウイルス もありましたが、思っていたよりも患者さんも減っていないですね。地域性はあるかもしれませんが、うちのクリニックは沖縄県内でも北の方にあるので、感染者がほとんど出てないのも影響があるかもしれませんね。

濱田：データを見ると、他の歯科医院と比べてコロナの影響をほとんど受けていない印象を受けました。改めて、ジニーを導入した理由やきっかけについて教えていただけますか？

與那嶺先生：当時、ある会社が主催しているセミナーを受けていました。その時に、参加している他のクリニックのキャンセル率を知るまで、自分のクリニックのキャンセル率の高さを自覚してなかったんですよね。それでどうにか対策を打たなければいけないと思って、システム導入を考えはじめました。

まず最初にネットで検索したんですよね。「予約システム」とか「ウェブ予約」って打って。ただ、資料を取り寄せても、なかなか良さそうな会社さんに出会うことができずにいました。それでいつも懇意にしている材料屋さんにも相談してみたところ、DentaLightさんを紹介されました。

鎌倉：そうだったんですね。

與那嶺先生：最初は他の会社のサービスの資料を見ながら検討していました。DentaLightさんに関しては、アプリなどのサービスに魅力を感じた部分もあることにはあるんですが、担当してくれた方の最初の印象が良かったからだと思います。やっぱり、会社やサービスの良さって、担当者さんの対応方法からも見えてくると思うんです。

鎌倉：それはとてもありがたいお言葉であり、身が引き締まります。

與那嶺先生：こういったサービスって、一度導入したら長いお付き合いになるじゃないですか。だから、何かあったときに担当者さんが親身になってくれるかどうか、というアフターフォローの対応力にも目を向けるようにしていました。サービス自体もとても良いと思いました。使いやすいアプリが、これからの時代に合っていると思っています。

濱田：システムは使い始めてからがスタートですよね。ほかにも何か良かったことはありますか？

與那嶺先生：受付の業務はラクになっていると思います。次に来院される患者さんがどのような方なのか、というのをタグなどのデータでスタッフ全員が把握できるから、準備がかなりスムーズになりました。院内で3台のパソコンやタブレットからジニーを見れる状態にしてるんですが、そのおかげでスタッフ間の情報共有も効率的になっています。

今までは手書きで紙に書いて貼って、追加や修正が発生したら、また書いて…という形で行ってましたからね。これは他の医院でも多いのではないでしょうか。

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鎌倉:コロナの影響によって與那嶺先生のクリニックで何か変えたところはありますか？

與那嶺先生：それでいうと、予約の仕組みを変えました。メンテナンスの患者さんは1か月に1回のペースで来てもらってたんですが、2か月に1回に変更しました。患者さんの状態によっては2か月ではなく3か月に1度のペースに変更してもらう場合もあります。

鎌倉：それにしても、先生のクリニックは予約がけっこうみっちり埋まってますよね。

與那嶺先生：そうですね。ただ、キャンセルに関しては厳格にやっていますよ。例えば、ある患者さんがある日の診療を無断キャンセルをすれば、その先にも元々予約が入っていた場合、全てキャンセルしていただいています。これは予約時に患者さんにも説明しています。

鎌倉：キャンセルの話でいうと、弊社のジニーの予約システムを導入していただく際に「キャンセル率を下げたい」といったお話をされてたと思うんですが。

與那嶺先生：だいぶ下がりましたよ。ジニー経由で予約の1週間前と前日の合計2回、リマインドのSMSやアプリからメッセージを自動で患者さんに送るようにしたんです。今までやることができていなかったですが、おかげでキャンセル率は大幅に減らすことができました。患者さんによっては、「いつも事前に連絡を送ってくれてありがとう」とわざわざお礼を言ってくる方もいるんですよ。

鎌倉：ちなみにキャンセル率はどのくらい下がりましたか？

與那嶺先生：ジニー導入前は16％くらいだったんですが、今は8％くらいまで下がっています。こんなに下がるのかとびっくりしました。

これからも、地域の健康を守る「かかりつけ医」でありたい

鎌倉：キャンセル率が半分になったのはすごいですね。他にジニーというシステムで活用したい機能はありますか？

與那嶺先生：もっとアプリを積極的に活用していきたいですね。ジニーをサービスを導入したおかげで患者さんも喜んでくれるようになったし、キャンセル率も半分になったんですが、アプリのインストール率についてはもっと上げていかなきゃいけないと思っています。

濱田：今が約50％なので、患者さんの約半分がアプリのインストールをしてくれていますね。

與那嶺先生：それを80〜90％くらいに上げていきたいと思ってるんですが、患者さんによってはスマホを持っていないこともあるし、スマホを持っていたとしても年代の高い方にアプリをインストールしてもらうのは意外と難しいですね。

鎌倉：それは私たちもまだまだ課題ですね・・・。

與那嶺先生：あとは、ジニーを使って患者さんに治療計画の資料を配信したいですね。アプリに直接配信したらデータで残るじゃないですか。紙で渡すと捨てちゃう患者さんも多いし、同じ説明を何度もしなきゃいけなくなるので、アプリでできると便利ですね。

鎌倉：そうですね。この辺に関してはサービスとしても考えていますので、是非良い形でご提供できればと思っております！

スタッフの方にもお伺いしました！

ジニーを利用する前は、キャンセルの中でも、特に無断キャンセルが多かったです。また、患者さんに連絡をする時は都度、カルテを取りに行って、電話をするという手間が大変でした。今は、事前予約確認通知や予約がない患者さんのリストができる未予約、アプリ、ウェブ予約が役に立っています。特に、未予約から患者さんに一人ひとりに連絡しています。例えば、技工物が出来上がっているけど、まだ次の予約日が決まっていない患者さんにお知らせをしています。

今後、さらに見やすくなり、使いやすくなっていくことを期待しています。