導入医院さまの声

日本初の「駐車場待合室」が実現!新型コロナウイルス発生時にも、とても役に立ちました!(白石歯科クリニック 様)

石川県金沢市にて「白石歯科クリニック」の白石先生とスタッフの皆様にお話をお伺いしました。ご利用開始当時、ちょうど新型コロナウイルス が発生した最中でした。今回、その時に発生した状況でのどのような対応をしたのか、紙の予約簿からの移行で、どんな点が大変だったのか?といったことをお話しいただきました。
さらに、日本初となる「駐車場待合室」を完成させ、新しい取り組みをスタートしています。(聞き手:DentaLight 鎌倉)

白石歯科クリニック 

新型コロナウイルス 発生時の緊急事態!実感した「システム」のありがたみ

ー新型コロナウイルス 発生による緊急事態宣言のときは、どんな状況でしたか?
今まで経験したことがないことで何をしたらよいのだろうと思いました。ただ、当時、最初に頭に浮かんだことは、患者さんの予約がすでにいっぱい入っていたので、この患者さんたちにすぐに予約変更のお願いをしないといけないと思いました。

ー歯科医院の皆さん、そして、日本全国で同じような状態でしたね。そのあとはどのような動きをされたんですか?
まずは、私ともう一人のスタッフで分担をして、ジニーの予約簿を見ながらどんどん電話をかけていくということを行いました。

白石歯科クリニック 受付(次の予約日時が決まっていない患者さんのリストを見ながら、連絡を行う様子)

以前は、受付に置いていた一つの紙の予約簿で管理していました。長年利用していたので、紙の予約簿に慣れていました。一つしかないので、この予約簿を持ちながら、院内を歩き回っていました。
うちの医院は、1階と2階があるのでお昼休みに、予約簿を2階にもっていたりもしていました。

今回は、この緊急事態でしたので、1階と2階にそれぞれ分かれて、作業をしていました。
1階では診療などの通常の受付業務をしつつ、2階では、すでに予約をとっている患者さんに日程変更のお願いや、キャンセルになった患者さんへの連絡をしていました。

紙の予約簿だと、基本的には、一つしかないので、同じ場所でしか作業はできませんが、ジニーだと、うちのように1階と2階に分かれて作業をするといったように、どこにいても、同じ情報をリアルタイムに確認でき、とても便利でした。

メモを残すこともできるので、例えば、誰が、どの患者さんに連絡をしたのか、そして、次に連絡をするのは、いつが良いのか?といった情報を、予約簿上に入力し、次に出勤する人が、そのメモを見て、連絡をしていました。

システムに慣れるまでに大変。けど、「紙」にはもう戻れません。

ー今回、紙の予約簿から変えるタイミングが絶妙だったとのことですが
今回、コロナウイルス が発生する前に、ちょうど、予約簿を紙からジニーに変更しました。
さきほど話した通り、紙の予約簿だと対応ができていなかったことばかりでしたので、デジタルの予約簿に変えて、本当に良かったです。

変えるときの移行作業は、確かに大変でした。ただ、DentaLightの方にもお手伝いいただき、何とか移行することができました。

白石歯科クリニック 受付 待合室(患者さんと接する受付にもシールドがあります。写真撮影時はマスクなどはしていませんが、通常は、マスクとゴーグルをしています。)

ー変えて良かった点をいくつか教えていただけますか?
電話がかかってきた時に、紙の上から、その患者さんを探すのも大変ですし、さらに、次の予約が、一つだけではなく、その先の予約もとっている可能性があるので、その予約を探すのも大変だった。
あとは、携帯番号に送るSMSやアプリで連絡をする機会が増えたので、電話で連絡をしていた時間がだいぶ減りました。実際に、患者さんに電話をしていた時はなかなかつながらないこともありましたので、SMSやアプリ経由での連絡の方が来院している気がします。

Withコロナの時代に即した待合室に代わる新しい受付チェックイン!

ーおそらく日本初ですね!
白石歯科クリニックでは、現在、日本初の試みにチャレンジしています。
それは、院内ではなく、「院外の待合室」です!
新型コロナウイルス が発生してから、院内の待合室が狭いので、ソーシャルディスタンスを保つ意味で、医院の目の前にある駐車場を待合室代わりにしていただいています。

(実際に作成したQRコードのサイズ)

駐車場に巨大なQRコードの看板を作成し、患者さんは、医院に到着後、myDental(マイデンタル)のアプリを立ち上げ、そのQRコードを読み込んでいただきます。
そうすると、ジニーのシステムに、来院通知がくるようになっています。

歯科医院 アプリ 診察券

その後、診療の時間がきたら、患者さんのアプリにプッシュ通知のメッセージでお知らせを流し、院内にきていただく流れになります。

金沢、石川県だけでなく、日本全国でもまだない試みだと思います。
With コロナのこれから、患者さん、医院、スタッフの三方よしの形で取り組んでいきます。

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