以前から、治療が計画通りに進んだり、中断してしまわないように、それなりに工夫していました。

例えば、中断患者さんのカルテに付箋をつけて、いつの予約だったか、処置内容は何だったか等を書き込んで保管していました。電話をするたびに「◯回目電話した」って付箋に書いて、タイミングをみて同じことをして…。

残念ながらそうしたカルテは増えていくし、どこでストップしたらいいのか分からないのが悩みでした。

カルテがみんなの目につくように心がけていたし、細かいことは口頭で伝えることもありました。ですが、みんな日々の診療業務が忙しくて、きちんと伝達するのはとても難しかったです。

患者さんに気軽に連絡ができ、ちゃんと用件を伝えられるようになった

メールだとお互いの時間を気にしなくていいですから。文字数が少ないので余分なことを考えなくていいのも助かります。最初は「用件だけではぶっきらぼうかな？」と思いましたけど、患者さんはひと目で分かるからいいみたいです。電話しても繋がらないことがありますが、『ジニー』からメッセージを送ったら、「メールが来ました」と言って折返しのお電話があったりします。

＞メッセージを活用して、患者さんへのお知らせやフォローを効率的に行えます。

スタッフ間のコミュニケーション手段としても活用

最初は受付にあるパソコンをみんなで見ていましたが、iPadを導入したらさらに便利になったみたいです。治療ユニットの横で患者さんと予約が空いている日を確認したり、スタッフルームで『ジニー』を囲んで情報共有をしたりしています。先生も来客等の予定を自分で入力しているので、先生のスケジュールも『ジニー』で共有するようになりました。

また、『ジニー』のメモ欄を見て診療の準備をすることが多くなりました。先生も口頭で伝えるより楽みたいで、事前に注意事項をしっかり書いたりしてくれています。

うちはパートの衛生士もいるし、訪問診療に出たりもしているので、毎日同じ顔ぶれじゃないんです。だからシフトも共有しておきたくて、予約カレンダーの「受付」の列に出勤シフトを入力しておくと、その日の自分の役割が見えやすくなって便利ですよ。

「院内の色々な動きを『ジニー』に集めたらわかりやすいよね。」という流れが自然と生まれています。

『ジニー』を使えば使うほど、自然と増患しています （院長　木本 和久 先生）

『ジニー』は、どこにいても見れるところが便利で気に入っています。『ジニー』に予定や伝達事項を入れておけば、みんなに予定を伝えなくてよくなったから、伝え忘れもなくなったし。

それ以上に、過去に来たけど治療が終わったか、治療途中で来なくなった（予約が途切れた）患者さんが、『ジニー』を使いこなすことでわかるようになること、そして、こうした患者さんに手軽にフォローできるようになったところがいいですね。

使えば使うほど情報が蓄積されて、フォローすべき患者さんが明確化されるから、的確なフォローを行えるようになる。そうすると、結果的に患者さんが戻って来て、積極的に新しい患者さんを呼び込まなくても、10〜20％は自然と増患しました。