歯科医院に、今、必要とされる内覧会とは？内覧会におけるプロフェッショナルであるメディカルアドバンスが解説します！

歯科医院の内覧会とは？

医療機関・薬局の開業・リニューアル・移転時に、内覧会が開催されることがかなり一般的になってきました。地域のクリニックの内覧会に、来場者として参加されたことのある先生も多いのではないでしょうか？
内覧会は一見するとお祭りのように賑やかなイベントですが、歯科医院の内覧会は、地域住民に院内を見学してもらうとともに、医院スタッフとの会話を通じて、医院の雰囲気や人柄を知ってもらう重要な機会であり、非常に重要な役割をもっています。
特に多くの歯科医院は、治療だけではなく、むし歯や歯周病にならないように通う場所でもあり、本来医療機関としては異例なほど地域に開けた存在です。地域の健康を守りたいと思う先生方にとって、内覧会は地域の方々に歯科医院が身近なものだと感じてもらえる大切な場です。
また、地域の方々にとっても診療時の歯科医師と患者という関係ではなく、１人のヒトとヒトという関係でリラックスしてゆっくり率直に何でも話せる貴重な機会でもあります。
さらに昨今のコロナ禍では、WEBを活用した内覧会やプロモーションも開催されており、患者さんに医院の感染対策を知っていただき、安心してご来院頂けることにも繋がります。
そんな魅力たっぷりの内覧会について、今回は歯科医院の内覧会の必要性や当日までの流れについてお伝えしたいと思います。

 

歯科医院にとって、内覧会はなぜ必要なのか？

内覧会の実施には、それなりの費用や時間・労力が必要です。では、これらのコストがかかっても歯科医院が内覧会を行うのはなぜでしょう？

①予約獲得により順調なスタート

多くの医院様に共通する大きな目的は「予約の獲得」です。治療終了までにかかる回数やメンテナンス等も考えると、その後の予約数にも影響しますし、家族紹介も期待できます。開業直後は患者さんが集まるか、予約が埋まるか、さらには融資元への返済が順調にいくか、色々と心配なことが多いと思います。内覧会である程度の新患予約を取得することで、この不安を解消し、順調なスタートをきることができます。

また、地域における「認知度アップ」も大切な側面です。内覧会にご参加頂いた方はもちろん、通りかかった方にも、新しく歯科医院ができたことを認識して頂けますし、医院前で配布したチラシ等をお持ち帰り頂ければご家族との話題にもあがると思います。

 

②医院の特徴を知ってもらい、地域ニーズを知る

さらに数値として表すことはできないものの、非常に重要なことは「先生の想いや医院の診療方針を伝えたり、人柄を理解してもらう」ことです。親身になってくれて熱心な先生がやっている医院だと来場者が実感できれば、口コミによる集患効果も期待できます。

また、内覧会では「患者さんの本音や潜在的なニーズを知る」ことができる貴重な機会でもあります。日頃診療で来院した際には聞きにくくても、内覧会では和やかで先生というよりは１人のヒトとヒトとして接するため、実はこんなことで悩んでいる、歯医者のこんなところが苦手でなんてお話を聞くこともあります。日々患者さんのために診療に尽力されている先生・スタッフも、なかなか一般の方が歯科医院に求めていることを患者さんの目線で教えてもらうことは少ないと思います。具体的な改善点やニーズがわかるので、どんな医院を目指していけば患者さんが来たくなるのかも一目瞭然です。

これだけ多くの効果が期待できる内覧会。その日限りのお披露目イベントではなく、しっかりと「その後の医院の実績に繋がる大切なステップ」であることがおわかり頂けたかと思います。

 

内覧会の成功のポイント

せっかく内覧会を実施するからには、大成功をおさめたいですよね。内覧会成功のために、これだけは押さえていただきたいポイントをご紹介いたします。

①開催日時

来場者が気軽に立ち寄りやすい日時が良いので、診療開始直前の金土日10:00-17:00頃に開催することが多いです。長期休暇の場合は、帰省や旅行で人がいないこともあるので注意が必要です。地域によって人出のある曜日や時間帯に違いがあるので、医院周辺の人の流れを事前に把握しておくと良いでしょう。

 

②スタッフ

新規開業の場合、スタッフはお互い出会って間もない状況で内覧会を迎えることが多いです。内覧会では、全てのスタッフが医院の一員として当事者意識を持って医院の魅力を自信を持って伝えることが大切で、逆にこれができていないと来場者にマイナスの印象を与えてしまうことにもなります。診療や機器の説明ができるよう準備するのはもちろんですが、内覧会の準備に入る前に、院長先生からスタッフへ開業の想いや医院の理念をきちんと話した上で、皆で「内覧会で何を伝えたいか」を議論する場を設けることが必要です。

 

③来場者とのコミュニケーション

通常歯科医院は主訴のある患者さんが自ら来院するので、話題に困ることはありませんが、内覧会では医院側から呼びかけて来てもらいコミュニケーションをとっていかなければいけません。どのように来場者とコミュニケーションをとればよいのか、プロから提供するノウハウを参考に、想定質問等も含めてロールプレイングを行うことで、当日落ち着いて臨むことができます。しっかりと来場者のニーズや悩みを受け止めて、来場者に医院の魅力そして各々の人柄を感じてもらうことができれば、予約の獲得に繋がります。

 

④プロモーションや周辺配慮

内覧会の実施に先立ち、医院ホームページの準備、内覧会案内のポスティングや開院広告手配、周辺店舗への挨拶等も大切です。開業準備で忙しい時期にこれらの部分は後回しになりがちですが、経験値の高いプロに任せることで万全の状態で内覧会当日を迎えられます。

 

また、WEB予約も設けておきましょう。
ご来場の方に予約をとっていただくには、その場で予約をとってもらう他に、その方のご都合に合わせて予約をとることができるWEB予約をご案内しましょう。内覧会ではご来場いただいた方に通っていただくための仕組みを作ることが大事です。来場者はもちろん、医院スタッフにとっても負担のない形式で運営できるシステムの導入をおすすめします。

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内覧会の準備

それでは内覧会当日までの準備の流れを時系列でご説明します。

戸建かテナントか、新規開業かリニューアルかにもよりますが、一般的には、物件が決まってから１年以内の開業が一般的です。通常の開業準備と並行して、内覧会の準備も進んでいきます。目安として、「開業日の2ヶ月前」には内覧会の準備を始めます。時間のかかる印刷物やノベルティ、当日実施したいイベントを打ち合わせを行い、関係先へ手配を行います。開催１週間前にはポスティングやチラシ配布で周辺住民への周知を行い、周辺店舗へ挨拶に伺います。開催前日までには、当日のスタッフでミーティングを行い、最終確認をします。

段取り八分と言うように、入念な準備を行って開催日を迎えれば、当日は各々が自信を持って来場者との会話や医院の魅力を伝えることに注力することができ、内覧会の成功に繋がります。

 

内覧会の当日に行うこと

 

①院外でのご案内

事前の告知により内覧を目的にご来場いただく方もいらっしゃいますが、通りがかりの方にも興味を持ってもらい立ち寄っていただけるように、案内板やフライヤーを使ってご案内を行います。

 

②院内でのご案内

ご来場いただいた方をエスコートするようなかたちで、スタッフが院内をご案内します。内覧会では、普段患者として来院するときにはあまり意識しない機器や内装についても興味を持っていただけるかもしれません。

もしスタッフでは答えられない質問や、先生に確認したいというご要望があれば、必ず院長先生に繋ぐようにしましょう。先生は関係者への挨拶で忙しくしている場合も多いと思いますが、内覧会では来場者のことを１番に考えて、満足して頂けるように努めましょう。

ご来場者との会話から、歯科や健康に関するニーズがわかると、医院で解決できることがお伝えできると思います。その際に診療理念や開業の想い、人柄も感じていただけると「この人・この医院なら安心して通える」と感じてもらうことができ、予約にも繋がると考えられます。

 

③楽しいイベント

特に親子での来場が予想される地域の場合、お子さん向けにボールすくいやわなげ、なりきり撮影コーナーといったわくわくするようなイベントコーナーを設置することが多いです。お祭りのような雰囲気で気軽に立ち寄ってもらえ、お子さんにも歯科医院＝楽しいところという印象が残ります。

もちろん、医院のターゲット層に合わせたオリジナルの内容を企画することも可能です。

 

まとめ

ほとんどの先生やスタッフにとって、内覧会は初めての経験だらけでとても大変なことだと思います。また、内覧会はチームとして何かを成し遂げる初めての機会になる場合も多いです。終わった時には「やってよかった！」という達成感とともに、一体感の増したチームにレベルアップしているはずです。

内覧会は医院の始まりです！大切なのはその後の順調な医院経営です。本記事を監修いただいた株式会社メディカルアドバンスでは、開業後のデータ分析やマーケティングも行なっています。これからご開業・リニューアルをお考えの先生は、是非一度ご相談されてみてはいかがでしょうか。

 

※本記事は、3,000件を超える内覧会実績をもつ、歯科医院の内覧会スペシャリスト株式会社メディカルアドバンスに監修を受けています。

監修：
株式会社メディカルアドバンス
https://www.medical-advance.com/