スタッフのモチベーションが上がり続ける院内ミーティングとは!?

皆様の医院では、院内ミーティングを実施していますか。また、ミーティングの目的や話題はどのような内容でしょうか。
今回は、職場環境のマンネリ化防止に院内ミーティングを活用する方法、また院内ミーティングにジニーの分析データを活用した実例についてご紹介したいと思います。

 

歯科医院における職場環境のマンネリ化

突然マンネリ化という言葉が登場しましたが、そもそもマンネリ化とは「型にはまりきった変化のない状態」になることだそうです。

こういったマンネリ化を防止するために、院内ミーティングや勉強会を実施している医院様もいらっしゃるかと思います。

実際当社のアポイントデータを元に、院内ミーティングを行っている医院の割合とミーティング時間について調べた結果がこちらです。

ジニーユーザーでは、半数以上の医院様が何らかのミーティングを実施していて、全体の32％は定期的に行われているようです。

さらに踏み込んで、一部のユーザー様に実際の状況をお伺いしたところ、

・小規模だからミーティングの必要性が分からなくなってきた
・日頃十分会話をしているから、あえてミーティングに時間をとらなくていいと思う
・ミーティングの内容が共有事項のみで意見を言う場になっていない
・ミーティングをするくらいなら診療をした方がいいのではないか

といったコメントをいただきました。皆様の医院ではいかがでしょうか？

もちろん診療の時間は大切ですが、それだけになってしまうと院内業務に変化が起こらなくなってマンネリ化したり、最悪の場合にはスタッフの退職という可能性すらでてきてしまうかもしれません。

大切なのは、院内ミーティングを行う「目的」です。
そして、その目的が医院の未来をポジティブにしていくための振り返りなのではないかと思います。

 

ジニーの分析データを活用した院内ミーティング実例

ここからは、2023年11月21日（火）、京都府宇治市の「医療法人聖医会 中村歯科医院」で実施した、ジニーの分析機能を使用した院内ミーティングの様子を一部ご紹介します。

まずはミーティングの目的をきちんと言語化し、スタッフに共有します。

今回のミーティングでは、最初に「ある患者リスト」を提示して、その患者さんの共通点は何かを考えていただくところから始めました。

カルテや資料を見返しながらスタッフ同士で話して、どんな患者さんだったか思い出していきます。

さぁ、ここで正解のネタバラシです。
今回提示したリストは、「1年前に新患で来院して、現在までにメンテナンス移行した患者」の一覧でした。

 

ジニーを活用した院内ミーティングのインタビュー記事はこちら（熊本県 くらた歯科クリニック様）

 

この患者リストは、新患来院からメンテ移行までスムーズに継続できた成功事例として捉えることができます。スタッフさん各々がそれぞれどんな患者さんだったか思い出しながら、チェアサイドでの様子や患者さんの人間関係などについて共有してもらいます。

 

患者さんが離脱せず、継続的に来院されているということは、治療やコミュニケーションなど、医院スタッフの努力の賜物に他なりません。そのため、互いの成果を認め合ってポジティブに賞賛する振り返りが自然と行えます。

このように、スタッフさん自身が自分の成果をポジティブに振り返れるようなグラフや患者リストを共有することで、ミーティング後はモチベーションが上がります。

ミーティング実施後のアンケートでは、全員が今後もミーティングを実施したいと回答いただき、下記のようなコメントもいただきました。

まとめ

中村歯科医院様では、当初は弊社社員がミーティング支援に入らせていただきましたが、その後はスタッフさん自らジニーを使った振り返りができるようになりました。

よく、ジニーはアポイントツールとしては分析が得意といったフィードバックをいただくことがありますが、我々は決して「分析」を目的にして欲しいとは思っておりません。
患者さんがより通いたいと思える歯科医院づくりのために、患者の継続来院状況や中断ポイントなど、見える化の「手段」として分析機能をご活用いただければと思っております。

 

院内ミーティングをこれから始める医院様、実施はしているけどマンネリ化しているかも…とお悩みの医院様など、ジニーを活用した院内ミーティングのサポートもしております。

ジニーユーザー医院様はもちろん、ジニー導入をご検討中の医院様も、下記フォームからお気軽にお問い合わせください。