システムの入れ替え・導入を検討した際に抑えておくべき点

患者さんが、予約をWEB経由で取得することが増えてきており、歯科業界だけではなく、どの業界でも当たり前になってきました。

また、人手不足や働き方改革で、いかに短い時間で効果的な形にできるかを意識せざるを得ない状況になっています。

そのよう中で、「システム」「IT」は欠かせないものになっています。

そこで、今回、「ジニー」だけではなく、そもそも、「予約システム」「患者さん管理システム」はなぜ必要なのかといった点から解説したいと思います。

 

目次

  • 予約・患者さん管理システム、CRMを導入するメリット
  • なぜ、システムが必要なのか
  • 「紙」の予約表からシステムに移行する場合の主な目的とは?
  • 「システム」から入れ替えを検討する場合の主な目的とは?
  • 初めての導入や入れ替えを検討する際のチェックポイント
  • ジニーはどんなサポート体制なのか?

 

予約・患者さん管理システム、CRMを導入するメリット

予約システムや患者さん管理システム、CRMの導入におけるメリットを整理しましょう。

①売上拡大につながる(新患獲得、リピート率向上、自費率UP)

中断や離脱率が減少し、リピート率の向上につながります。
WEB予約などを用いることにより、新患獲得を行うことができます。
患者さんのデータを活用することにより、自費率UPにつながるコミュニケーションのきっかけになります。

②院内の業務効率化を促進

紙やノート、カルテなどのアナログな管理を、システムで管理することができるようになるため、抜け漏れや失くすリスクも防げます。クラウドのため、院内および、院外のどこからでもアクセス可能であるため、簡単にチェックが可能です。

③チームやグループ医療を活性化

予防を促進していくために、スタッフや担当別の患者さんの来院状況が見える化されたり、患者さんごとに、コミュニケーションを変えることができるようになります。
院内連携を強化し、医院全体で患者さんと一緒に予防を促進していきます。

 

なぜ、システムが必要なのか

「データ」を活用し、個々の患者さんに合わせた診療を行うことが必須になります。
そのためには、入口からデータを取得し、院内で活用していく仕組みが重要です。
単なる予約システムやデジタル予約簿ではなく、患者さんに寄り添える仕組みが大事です。

予約・患者管理システム 導入

 

「紙」の予約表からシステムに移行する場合の主な目的とは?

①スタッフの業務負担を減らしたい

紙への記入や、誤った記載方法、受付だけにしか予約表がないので、院内を移動しなければならないといった、スタッフの負担を減らしたいと考えています。

②中断対策を効果的に行いたい

ハガキ代などの費用や、カルテやノートでの管理などといった中断や離脱、リコール管理に時間や費用がかさんでおり、なおかつ、良い成果につながっていないと考えている場合です。

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③メッセージ機能を利用したい

キャンセル対策や、ハガキの代わりなど、患者さんとのコミュニケーション手段を取りたい。
電話もつながりにくいこの時代だからこそ、医院と患者さんの双方が手軽に連絡をとれるようにしたい。

 

「システム」から入れ替えを検討する場合の主な目的とは?

①中断対策が効果的に行えていない

システム内のリスト機能が上手く使いこなせていない。あるいは、利用に対して、手間がかかる。その結果、カルテやノートでの管理などといった中断や離脱、リコール管理になってしまっている。

②医院の状況把握に利用できていない

利用しているシステムの機能では、分析把握ができない。例えば、中断状況や担当ごとの患者さんの来院ステータスなどの可視化ができず、改善するための情報を集めるのに苦労している。あるいは、集めることができていない。

③その他

・Eメールしか送ることができないので、SMSなど患者さんに届く手段を使いたい。
・サポートがないため、システムを使いこなすことができていない。
・システムが進化していないため、医院の成長や課題と合わない。

 

初めての導入や入れ替えを検討する際のチェックポイント

機能の多さよりも、院内で効果を出すためには、導入後のサポート体制が、選定の重要な要因になります。

 

ジニーはどんなサポート体制なのか?

ステップに分けて、サポート方法を変えています。

そのステップ自体も、医院様のスタッフの方の習得状況に合わせて、進めていきますので、無理なく、丁寧に実施しています。

ジニー サポート体制

 

 ジニー サポート体制

 

検討する際の基準として、参考にしてください。

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