【DXレポート】診療時間外の予約が「60%以上」。「WEB・ネット予約」は、予約数の拡大と電話の負担軽減に貢献

歯科医院のWEB（ウェブ）・ネット予約はいつ、どの年齢層が多いのか？

新型コロナウイルスの影響やスマートフォンの浸透率の向上などがあり、電話よりも気軽で、いつでもできるWEB（ウェブ）・ネット予約（以下、WEB予約）へのニーズは高まっています。

実際、ジニーをご利用いただいている歯科医院では、電話予約よりもWEB予約が非常に増えました。

今回の調査では、WEB予約はいつの時間帯に予約が入るのか？をテーマの元、実施しました。

WEB予約は非常に便利であるものの、実際にはどの時間帯が多いのか、年齢別にはどの年代が多いのか、といった観点で立地別に調査しました。

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WEB予約の60%以上が、「診療時間以外」に行われる

立地ごとに、WEB予約が診療時間のどの段階で行われているのかを調べました。

「駅近」や「郊外」、「ショッピングセンター内」、それぞれの立地にある歯科医院のデータとなっています。

いずれも60%以上は、診療時間外にWEBからの予約が入っていることがわかりました。

ここでいう、「診療時間外」とは、以下の定義となります。

・医院の診療時間と設定している時間帯以外
・昼休みは診療時間外

診療時間外に予約が入ることは、通常の診療時間中の電話対応を減らすことができ、さらに、診療時間外に自動で予約が増えていくというメリットがあります。

通っている患者さんの年齢層などによって、同じ結果にならないこともあるかと思いますが、これからの社会でさらにネット予約がもとめられていくと思われます。

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予約が入りやすい時間帯は「11〜12時」と「21時〜23時」

WEB予約はどの時間帯で行われているのかを調べました。

結果的には、11時〜12時と、21時〜23時の時間帯に予約が多く入ることがわかりました。

以下の図の濃い青は、他の時間帯に比べて予約が多く入っていることを指します。

「20〜30代×11時〜12時＆21時〜23時」の組み合わせに効果的であるという結果となりました。

特に、20代や30代では、診療時間外である21時以降の予約率が非常に高くなっています。

スマートフォンの浸透率も断然高いこの世代では、予約もWEBから行うことに慣れており、むしろ、電話自体にハードルが高いとも言われています。

また、お昼前後は医院も混みやすい時間帯であり、予約を行う患者さんも仕事などが一息つきやすいです。

電話よりもWEB予約で自動に入ることは非常に効率的で、かつ効果的です。

患者さんからの声も、年々、強くなっています

スマートフォンなどが普及し、今では、当たり前のようにインターネットへの接続がいつでもどこでも簡単にできるようになりました。

心理的なハードルが電話よりも少ない、WEB予約を好む傾向が増えています。

さらに、飲食店や美容室などでのWEB予約対応が年々増えており、WEB経由での予約をすることが20〜40代を中心に当たり前になりつつあります。

例えば、このような声がネットには溢れています。

（ご本人は許可をいただき掲載しております）

WEB予約が増えると、電話をかける患者さんも減りますので、スタッフの皆さんが行う電話対応も減り、業務負担も心理的な負担も減ります。

一方で、仮予約で再度電話が必要な場合などリアルタイムではないWEB予約の場合は、電話が必要など、患者さんと院内のスタッフそれぞれに負担になることがあります。

また、医院のスタッフの出勤状況や空き枠、次回の診療内容に合わせた時間指定など、細かな設定なども必要になります。

その辺りの調整ができるWEB（ウェブ）・ネット予約のシステムが必要になってきます。

ジニーのWEB予約なら、細かなニーズにご対応可能！

弊社には、WEB予約に関するご相談が非常に多く寄せられていますが、ジニーのWeb予約システムであれば、各医院の今までの予約の取り方やこれから行っていきたいことに合わせた利用が可能です。

初診や2回目以降の再診予約、リアルタイムでの24時間予約、来院前に問診票や初診向けのの動画・資料を送るといったことなどもできます。

一部をご紹介いたします！

初診時に主訴ごとの時間やユニット指定が可能！

患者さんの症状ごとにあわせた主訴で設定することができます。

さらに、その主訴ごとに時間の指定や、予約の空き枠と連動させたいユニットの指定も可能です。

例えば、ホワイトニングの相談希望の場合は、ユニット3だけに予約を指定したい場合もあれば、主訴によっては90分必要なケースもあると思います。また、初診時は必ずカウンセリングがあり、その時間を前提とした予約にしたいケースもあります。

それぞれの細かなケースに対応しています！

2回目以降の再診予約は、時間やユニット、担当スタッフの指定ができる！

2回目以降、いわゆる再診予約については、各医院によって非常に複雑になりがちで、WEB予約を導入するのに躊躇いが大きいとよく言われます。

ジニーのWEB予約では、普段の予約業務を行っているだけで、再診予約もスムーズに運用可能です。

患者さんごとや診療ごとに、担当のドクターや衛生士が決まっている場合、担当スタッフの指定も可能です。また、次の診療内容の時間に合わせて、空いている枠だけが表示されます。

患者さんの次回予約を登録する通常通りのタイミングで、次の2つの登録を行うだけです。

・次回の診療内容を登録する
・担当スタッフを登録する

例えば、次回の診療がSPT60分で、担当スタッフAさんの場合、SPT60分で且つ担当スタッフAさんの空いている枠だけが表示されるという状態になります。

予約完了後に即時にSMSが飛ぶので、既読率も高く、すぐに確認可能です！

初診でも再診でも、予約をとったタイミングで患者さんにすぐにSMSが届きます。

携帯電話の番号であるSMSは、到達率と開封率が90%以上と言われており、Eメールなどの他の手段に比べて、確実に予約内容の確認をいただくことが可能です。

また、予約日の前日や2日前に予約確認のリマインドメッセージも自動で届けられます。