2023.11.27
その他院内ミーティングは本当に必要？後編
前編では、経営者の負担を減らし医院を成長させるために院内ミーティングの必要性があることについて触れていきました。
今回は、スタッフ全員の意見を引き出すミーティング方法についてお伝えします。
また、最後はミーティングの議題にお悩みの医院向けにミーティングで活用しやすいジニーの機能についてもご紹介します。
意見を出し合うミーティング
院内ミーティングを取り入れる際、議論したい内容にあったミーティング体を選ぶのが大変重要になります。
今回はその中で『ブレスト（ブレインストーミング）』についてご紹介したいと思います。
ブレスト（ブレインストーミング：brainstorming）とは、1950年頃にアメリカの実業家アレックス・F・オズボーンが考案した、自由に意見を出し合い、新たな発想を生みだすミーティング手段です。
ブレストの目的は、参加者が自由に意見を出し合い、これまで思いつかなかった斬新なアイデアや発想を生むことにあります。
ブレインストーミングのやり方
まずはブレストしたい議題を考えます。
主に、アイデアを生み出すことに特化した手法のため、
・メンテナンス患者さんを増やすためには
・自費率を上げる方法
・患者さんの満足度をUPさせるためには
など、スタッフ全員が関係する議題を中心に取り上げると良いでしょう。
思いついたアイデアは付箋に書き出していきます。
効果的なブレストを行うためのポイントをご紹介します。
◆意見に対して否定的や批判をしない
参加者が自分の意見に自信をもって発言するための雰囲気づくりが大切です。
自分の考え方とは違う意見が出たとしても、自分を基準とはせず傾聴する姿勢を心がけましょう。
◆質より量を意識する
多くのアイデアを共有し合うことで見えてくるものがあります。
アイデアの量が多ければ多いほど、問題に対する解決案が具体的にすることができます。
価値観にとらわれず、自由な発想で意見を出し合いましょう。
◆アイデアをまとめる
関連したアイデア同士を組み合わせグループ分けすると良いでしょう。
アイデアを出し合うことで、多くの意見が飛び交うこともあるでしょう。
それらの貴重な意見もまとめることを忘れてはいけません。
◆すぐに行動へ移す
今後の取り組みを明確化することがミーティングのゴールです。
アイデアがまとまったら、今後医院で取り組むことを参加者全員と認識を合わせ、プロジェクト化し、なるべく早く行動しましょう。
また、プロジェクトに責任者を設けることでスタッフのモチベーションアップにも効果的です。責任者は先生やチーフに関わらずアイデアの発案者や、企画を実行するにあたって関わりが強い職種の方が担当することもあります。
◆ブレストのメリット
意見を出し合うことで、通常業務だけでは見えてこなかった性格や個性がみえ、お互いの理解を深めることができます。また、参加者が意見を出し合うことで主体性が身につく機会としても効果的です。最初は上手くいかなかった人も他者の意見を聞きながら考え方について学ぶことができます。
結果として、結束力が高まりミーティング時だけではなく日々の診療でも変化が起きるメリットもあります。是非、一度ブレスト（ブレインストーミング）をお試しください。
ミーティングの議題に困ったら
ジニーは、予約管理だけではなく、患者管理を行うための中断管理機能や分析機能を提供しております。（一部旧プランでは対象外）
その中にはミーティング時に使用しやすい機能があるため、活用が多い上位3位の機能をランキングでお伝えします。
3位：my Dental（診察券アプリ）
患者さんへのコミュニケーションツールの1つとして活用することができる診察券アプリ。
月のアプリダウンロード数を目標設定し管理。
キャンセル対策や中断管理など患者さんへのリマインドだけではなく、個別メッセージを活用し医院の企画イベントに関するメールを送信するなど、患者さんに直接アプローチを行いたいプロジェクトが多いため需要が高まっています。
2位：未予約リスト
キャンセル対策やリコール管理を得意とする機能。
治療とメンテナンスをそれぞれのフォルダで対象者を自動でリスト化。
自費治療や離脱しやすい処置を受けている患者さんを管理。
患者さんに適したタイミングで連絡を行うこともできるため業務軽減としても活用することができます。最近では、管理したい患者のみでリストを作成することが出来るようになりさらに使いやすくなりました。
1位：日別状況＋コミュニケーションエリア
医院の患者データを数値で管理。
毎月の来院数やキャンセル数（事前・当日・無断）・診療項目ごとの患者数などを管理。
医院の変化を一目で知ることができます。
コミュニケーションエリアではキャンセルした患者さんが次回の予約を取り直しているかを確認することもできるため、朝礼や終礼時に簡単に振り返ることができます。
また、ステージ状況の機能を活用することで担当スタッフ毎で患者さんを管理するなど、別の機能を活用し深掘りしながらデータを分析することができます。
これらの詳しい活用法については、下記の記事でもご紹介しております。
また、ユーザ向けオンラインセミナーや相談サポートも行なっております。
詳細につきましては、下記フォームからお気軽に問い合わせください！
