開業時からアプリ活用をスタートし、新患の70%以上が登録！

2021年8月に開業された、北海道札幌市の「セオリデンタルクリニック」様。
ご開業から約半年の道のりを、院長 中田 世織先生に振り返っていただきました。患者さんになるべく自由に来院してもらうためのWeb予約、アプリの浸透率やウェブ予約の利用状況、さらに今後の取り組みについても伺いました。

開業前の心配「アプリは浸透するか？」

ーセオリデンタルクリニックについて教えてください。

ー初めから「説明と話を大事にしよう」とは言っていましたが、皆コミュニケーションをよくとってくれています。明るく優しい感じなので、患者さんも聞きやすい雰囲気ができています。

特に初診時はかなり時間をとって、患者さんの生活背景や他院で嫌だったこと、当院への要望などを聞き取り、細かくコミュニケーションシートに記録しています。当院の歯科衛生士は正社員1人とパート5人で、担当制ではありません。ですが、シートによって情報共有ができており、違う衛生士がついても、前回の話を覚えてくれているので患者さんの安心感にも繋がっていると思います。

ー開業から約半年経ちますが、現時点でのご感想はいかがですか？

ー元々「家族みんなで来てもらいたい」というコンセプトで子どもやご両親、おじいちゃん、おばあちゃん、さらに親戚の方までご来院いただいています。
ジニーの機能で家族を紐付けできるので、兄弟で4〜5人まとめて来ていたり、リコールで子ども3人同時に来院したりということもありますね。

ージニー導入のきっかけや、開業時に悩んでいたことを教えてください。

ーWebの時代なので、何かしらWebシステムを入れたいと思っていました。最初は予約簿だけでもいいかなと思っていたのですが、アプリも入れてよかったと思っています。そもそも、患者さんが来たいときに来院できるようにしたかったのですが、さすがに予約制じゃないと厳しいので。Web予約を導入したことで、患者さんもある程度自由に予約が取れるようになってよかったと思います。

新患の70%以上が登録するアプリ「myDental」。案内するコツとは？

ー診察券アプリについて、導入前後でギャップはありましたか？

ー先程も触れたように、当初アプリが浸透しないのではと心配していたのですが、新患さんの70%はアプリをダウンロードしています。
紙の診察券を途中からアプリに変更すると、患者さんも驚かれると思うんですが、当院では最初からアプリだったこともあり、予想以上に皆さんダウンロードしてくださっています。

ー患者さんにアプリをご案内する際のコツや、気をつけていることはありますか。

ー初めの頃はチェアサイドで空き時間にアプリの紹介をしていましたが、最近は帰り際に受付で説明しています。待合室ではスマホを触っている方が多いので、アプリを案内すると、皆さん、前向きにダウンロードしてくれます。
また、「アプリダウンロード用のQRコード」と「来院チェックイン用のQRコード」のパネルを作成して、受付に掲示しています。スマホをかざすだけでいいので、患者さんもやりやすいと思います。

2回目以降の予約も、アプリが積極的に利用されるように

ーWeb予約やアプリに対して、患者さんの反応はいかがですか？

ー「24時間医院がやってなくても予約できて、すごくラク」と言ってもらえます。さらに、電話するのが億劫になっている患者さんもウェブで再予約できるので良いですね。
また、このエリアは、Web予約はあってもアプリを導入している歯科医院が少ないので、珍しさもあるみたいです。

当院は再診のWeb予約も可能なので、「予約もアプリでとれますよ」とお伝えすると、喜んでいただけます。
アプリから予約が取れるようにしておくと、患者さんのタイミングである程度好きなところで予約が取れていいですよね。現状、すべての診療内容についてWeb予約を許可しており、患者さんにとっては便利ですね。

ー他院との差別化にも繋がっていそうですね。他にアプリをよく使う場面や機能はございますか？

ーリコール連絡は、メッセージだけだとまだ不安で、今はハガキとメッセージ両方送っています。あとは、当日来院されなかった患者さんに「今日ご予約でしたが、いかがされましたか」とメッセージを送ってフォローしています。
患者さんもスタッフも、若い世代は電話が苦手な方も多いので、メッセージは便利ですね。さらに、予約取り直しの電話が減ったので、業務負担の軽減にもなりました。

今後はデータをもっと活用していきたい

ー今後、ジニーや弊社に期待することは何でしょうか。

スタッフが毎月の新患を年代別でグラフにしてくれるんですが、ジニー上で年代別に具体的に見えるようになるといいですね。集計結果は院内ミーティングで使用していて、初めは9歳以下が多くてガチャガチャを置いてみたりしました。この辺は古い住宅街で10代20代が少ないので、若い層へのアプローチ方法なども話し合っています。

マップの連携もあったらいいなと思います。実は、一度だけ150人分位の患者さんの住所情報を元にマッピングしました。当時は、徒歩圏の患者さんがほとんどでした。やはり、大きい道路とか線路を越えると減りますよね。

今後は、リコール連絡をして実際来院した人数を集計してみたいと思っています。ジニーで今月のリコールリストを出力しておいて、実際来てくれた方をチェックしていこうかなと。

ーメンテナンスに来た人数でしたら、日別状況で確認することが可能です。
ただ、メッセージを送った人かどうかは現状では絞り込めないので、今後の課題とさせてください。

ジニーTips！ジニーボックスの使い方をご紹介

ー患者さんへ定期検診などの情報をアプリ経由でも送れますよね？

ーメッセージの活用場面をいくつかご紹介しますね。
例えば、積雪などの理由で臨時休診の場合、その日予約が入っている患者さん全員にメッセージを一括送信することができます。また、当日患者さんに伝え損ねたことを後ほどメッセージでフォローしたり、メンテナンスに移行される患者さんにオリジナル資料を添付して個別送信も可能です。ジニーボックスで資料をURL化し、保存できます。myDentalやSMS、メールから資料を添付して患者さんへ送信することができます。

ー便利ですね。メンテナンスの患者さんも増えてきたので、メッセージに定期検診の重要性に関する資料を添付すれば、リコール率が上がりそうですね。やってみます！