歯科医院の組織を、「ワクワク」するチームへ!「OKR」を活用した歯科医院のマネジメントとは?

経営・マネジメント

歯科医院に限らず、多くの組織が悩む「マネジメント」。

近年、注目を集めているマネジメント、目標管理の手法「OKR(Objectives and Key Results)」をご存じでしょうか?

OKRは一般的な組織はもちろん、歯科医院固有の組織課題の解決に有効に働きます。そこでOKRを活用して、いかに歯科医院に活用していけば良いか?について、数多くの組織支援を行ってこられ、OKRに関する専門家としてご活躍されている株式会社タバネル 代表取締役の奥田 和広様に解説いただきました。

歯科医院組織の特徴

一般的に組織マネジメントでは、ビジョンや理念など共通の目的を組織メンバーで達成することが必要です。目的から落とし込んだ目標を達成するために戦略、計画を立案し、組織として役割分担された各部門、メンバーが協力し達成を目指す活動を経営者が中心にマネジメントします。

歯科医院における組織マネジメントにはいくつかの特徴があります。

まず、経営者である院長や理事長は技術に長けている反面、マネジメント経験が少ない実態があります。事業会社であれば、チームリーダー、部門マネージャー、幹部などを経て経営者になる過程でマネジメント経験を積むことが可能です。一方で多くの院長はそのように経験することが少なく、開業と同時にマネジメントを担わなくてはいけません。開業後も院長自身が治療の最前線に経つため、マネジメントに時間を割くことが難しく結果として経験を積み重ねることも難しくなります。

次に、患者さまへの治療やホスピタリティには熱心に取り組まれている中、目標や計画立案に時間をとれていないケースが多いです。患者さまに対する日々の行動はもちろん重要なのですが、組織として利益や成長を生み出すためには目標、計画は不可欠です。しかしながら、目標や計画を立案し管理する役割が院長しか担えておらず、結果として手薄になってしまっている現状があります。

また、組織が機能するためには役割分担、分業が重要ですが、歯科医院では院長、衛生士、受付と分かれています。一般的に組織の効率化に分業は不可欠ですが、同時に目標や課題を共有するコミュニケーションなどの調整活動を行わなくてはいけません、しかしながら、多くの歯科医院では日々の業務に追われ、ミーティングの時間などの調整活動が行われづらく、対立構造が生まれやすくなります。また、性別を意識ししすぎることは好ましくないですが、院長のみ男性でその他のメンバーが女性である場合はこの対立構造に拍車をかけることもあります。

対立構造を生みやすい中で、トップである院長がオーナーであり、診療、治療のスキルとお権限を有しているため、結果として強権的なトップダウン・マネジメントを行ってしまいます。本来、組織は同じ目的を目指すために協力しなければなりませんが、過度に強権的なマネジメントを行われると人は意欲をなくし指示待ち姿勢になるか、もしくは組織から離反、離職してしまいます。

このようなマネジメントの特徴をもつ歯科医院にとって、院長がマネジメント・スキルを身につけることも大切かも知れません。が、スキル習得ではなく、マネジメントの仕組み、武器を持つことが、組織課題の解決に有効です。そこで、数々の企業で導入されている仕組み「OKR」を歯科医院マネジメントの武器として活用いただきたいと思います。

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OKRとは?

OKRは、Intelで開発され、Googleが創業間もなくから現在に至るまで活用していることで有名になりました。欧米のベンチャー企業を中心に拡がり、現在では日本でもメルカリ,サンサン,freeeなど,多くの成長企業で採用され,ますます注目を集めています。

OKRが様々な企業で活用される最大の理由は、組織のベクトルを共通の目的合わせて協力を生み出すことで、組織もメンバーも高い成果を生み出すことを可能にする点にあります。

なぜそのような効果を生み出せるかを、まずはOKRの基本的な仕組みから解説していきましょう。

OKR は「Objectives and Key Results」の略であり, 2 つの要素「O:Objectives(目的)」「KR:Key Results(重要な結果指標)」で構成されます。

「O:目的」は「何を達成したいのか?」「どこに向かおうとしているのか?」を表す定性的なメッセージで表されます。ビジョン、理念などで表される組織の目的が長期的であることに対し、「O:目的」は3か月後の近い未来を示します。

一般的な目標管理では、「売上〇円」「利益率〇%」など定量的であることに対し、OKRの「O:目的」では定性的なメッセージで表します。

なぜなら、単純な数値目標を追いかけるだけの業務によって、実行者が目的を理解、共感することない作業になってしまいかねないからです。

そこで、「O:目的」には重要なポイントが3つあります。

  • ・ 挑戦的:現状の延長線上ではなく挑戦的、野心的な目的を目指す
  • ・ 魅力的:メンバーが目指したいと思えるメッセージ性が必要
  • ・ 一貫性:組織の上位、下位のベクトルが合っている 

 

つづいて「KR:Key Results(重要な結果指標)」のポイントをお伝えします。

「KR:重要な結果指標」は、「目的にどのように達成するのか?」「目的との距離をどう把握するのか?」を表す指標になります。重要なポイントが4つあります。

  • ・ 目的との結びつき
  • ・ 計測可能
  • ・ 重要なものに集中
  • ・ 困難だが達成可能な水準

 

そして、一つの「O:目的」に対して、2-5個程度の「KR:重要な結果指標」を設定します。

目的なく指標だけを追いかけると単なる作業、タスクになってしまいがちです。一方で、目的だけで具体的な指標がなければ何をどれだけ達成すれば良いのかが不明確になってしまいます。ワクワク、イキイキのためには目標も指標も大切になります。

そのためOKRでは、上記のポイントに沿って目的と指標のどちらもを設定します。

もう一つの特徴は、OKRは組織、チーム、個人の全員に公開することで、組織に透明性を生み出します。組織の透明性は、ベクトル合わせや協力、連携の促進に有効に働きます。

 

OKRの活用

OKRは有効な仕組み、武器ですが、正しい使い方があってこその大きな成果を発揮します。

OKRの活用にはいくつかポイントがありますが、もっとも大切なポイントは「巻き込み」です。

個人個人が自分の役割を全うし個人の目標を目指すことは重要ですが、同じ組織、チームの一員としてチーム全体のことを自分ごと化できている組織は強いです。そのためには、組織全体に巻き込んでいく機会を増やさなくてはいけません。

OKRでは、設定、振り返り段階はもちろん運用段階でもメンバーを巻き込むことが欠かせません。そのためにチェックイン、ウィンセッションと呼ばれる場をOKRでは設定します。

  • チェックイン:週初めにOKRに向かうタスクの予定と前週の状況を全員で確認する
  • ウィンセッション:週おわりにできたこと、よかったことを承認、称賛しあう

OKRに向かうタスクを確認する「チェックイン」、できたことを承認、称賛しあう「ウィンセッション」に全メンバーを巻き込みます。特に「ウィンセッション」で承認、称賛をお互いに送り合えるチームはポジティブな感情が芽生えます。

これらの場に巻き込むことで前向きな協力を生み出すだけでなく、OKRの進捗状況を確認し振り返りを行う文化が根付きます。そのためには全員が認め合いながら個人の責任追及ではなく、チームの問題解決のために対話を行いましょう。

 

歯科医院でOKRを活用するポイント

歯科医院でOKRを活用するためには、まず全員を巻き込んだ対話に注力しましょう。みんなが目指したい目的に向けて対話を重ね協することで、「ワクワク」するチームに変わることができます。

対話の場では院長は話すよりも聴くを優先してください。例えば、対話の際に発言する順番を院長が最後にするだけでも、メンバーからの発言が引き出され聴く姿勢が醸成されます。やらされ仕事ではなく、自らが発言したことがOKRや日々の仕事に反映されることはチームの「ワクワク」「イキイキ」につながります。

また、OKRはOとKRとシンプルな形ですので、目標、計画になじみのない医院でも活用しやすいです。

導入する際はいきなりOKRを立てるのではなく、日々の医院について、良い点、悪い点を全員で対話することから始めましょう。現状を全員で共有するだけでなく、振り返り文化を根付かせるためにも大切です。また、歯科医師、歯科衛生士、受付など立場を超えて意見を出し合い過度のトップダウンから脱却できますので、全員のベクトルが合わせやすくなります。

そして、実際の設定段階でもみんなで意見を出し合いましょう。出てきた案の中から最終は院長が決定する必要はありますが、できるだけ対話することで納得度、共感度が高まります。

運用段階では、高頻度を意識しましょう。短い時間でよいので、チェックイン、ウィンセッションを繰り返すことで、自然とチームの協力意識は高まっていきます。とは言え、一回のコミュニケーションで全てが解決することはありえませんので、まずは高頻度で運用を続けましょう。

シンプルながら強力な武器であるOKRを、歯科医院マネジメントの仕組みとして導入してみてはいかがでしょうか?

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