第4回オンライン勉強会開催! テーマは「未予約患者様への対応(メンテナンス編)」

皆様の医院では、次回予約が入っていないメンテナンスの患者様にどのように対応されていますか?

 

 

今回の勉強会テーマは、「継続来院率アップの仕組みづくり」。

11月13日(水) 13:30~14:40、ジニーを導入している医院様向けに勉強会を開催しました!

 

 

ジニーの未予約機能を使用した、メンテナンス患者様の継続来院アップの工夫をご紹介するとともに、勉強会にご参加頂いた医院様同士で、メンテナンス連絡の工夫や、ジニー導入後の変化について、情報交換を行いました。

 

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以下、勉強会の内容を一部ご紹介致します。

 

 

 

①まずはメンテナンス患者様へのお知らせ時期を決めよう!

 

ジニーを導入している医院様では、メンテナンス患者様への連絡時期は「翌月」になっている医院様が全体の65%と多くなっています。当月連絡・翌月連絡それぞれにメリットがあるので、医院様のご状況に合わせて設定をして頂きたいと思います。

※11/1-12/1が来院予定期間の患者様は、翌月設定の場合は10/1(当月設定の場合は11/1)に未予約リストの連絡予定にあがってきます。

 

 

 

②メンテナンス受診を促すメッセージってどんなだろう?

 

メンテナンスの予約が取られない理由の1つとして、患者様に歯の大切さ・プロフェッショナルケアの大切さが伝わっていないことが考えられます。「メンテナンスに来てください」のメッセージに加えて、定期的なメンテナンスが歯科疾患の予防になるため健口が維持でき、全身の健康やQOLにも影響があること、さらに医療費削減にも繋がることなどもお伝えすると、メンテナンスの重要性が患者様に伝わるのではないかと思います。

 

 

 

③どの方法で患者様にお知らせするか?

 

従来、ハガキを郵送されている医院様が多かったと思いますが、

「ジニーを導入してから、ハガキを送ることが少なくなった」という嬉しいお声を頂きました!

ハガキならではの良さもありますが、患者様の手元に届くまでのタイムラグやコスト面で課題がありました。各伝達方法のメリット・デメリットを以下の表でご確認ください。スマホをお持ちの患者様ならアプリが断然おすすめです!

 

メリット デメリット
アプリ

タイムラグなし

確実に届きやすい

家族分もまとめて管理できる

そのままアプリから予約をとれる

スマートフォンが必要

最初にアプリの登録が必要

E-メール

文字数の制限がない

他のメールに埋もれて見落とす可能性が高い
SMS

ガラケーでも対応している

※au3G回線を除く

通信費がかかる

文字数の制限がある

電話 双方向のコミュニケーションが可能

タイミングによっては出られない

個別にかけるので時間がかかる

電話番号の変更があると繋がらない

ハガキ 保管してもらいやすい

手元に届くまでのタイムラグがある

ハガキ費用がかかる

コメントを書く等の手間がかかる

転居の場合不達となる

 

 

 

④メッセージの自動送信を活用しよう!

 

さらに一歩進んだ活用法として、ジニーの自動送信機能をご紹介しました。

メンテナンス時期のお知らせで大切なことは、「医院様の届けたいメッセージがタイミング良く患者様に届くこと」です。

自動送信機能を活用することで、中断管理が簡単にでき、送り忘れも防ぐことが可能です。

煩雑な作業はジニーに任せ、本当に大切な医療の質や患者様とのコミュニケーション面の充実を図り、

医院様に対する信頼感をよりアップしましょう!

 

 

 

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まとめ

 

今回のオンライン勉強会では、ご参加頂いた医院様同士で、患者様への連絡方法の工夫等に関する情報交換も行われました。メンテナンス時期にきちんとご来院頂くことができれば、お口の健康管理がしっかり行えるので、患者様の満足度向上に繋がります。

医院様の理想とする医院-患者様関係の構築に、ジニーの未予約機能をお役立てください!

 

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次回のオンライン勉強会は、2019年11月26日(火)開催予定です。

前回ご都合がつかなかった医院様向けに、内容は今回同様「未予約(メンテナンス)」です。

皆様のご参加をお待ちしております!

 

 

過去の勉強会の様子はこちらからご覧になれます!

≫「効果的な予約の取り方とは?」

≫「未予約×アプリ」

 

 

 

おまけ:Light Heart Tシャツのご紹介

突然ですが、、、DentaLightでは、この度オリジナルTシャツを作成しました!!


私たちは、患者様の健康のために日々ご尽力されている先生やスタッフの皆様の心に火をつける(=Light Heart)存在でありたい、という想いをカタチにしてみました。学会の出展ブースでこのTシャツ姿のスタッフを見かけたら、是非気軽に声をかけてくださいね!

DentaLightでは、受付周りの課題解決だけでなく、ワクワクするような楽しい歯科医院となる取り組みを今後もどんどん導入していきます。是非DentaLightの今後にご注目ください!

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