【打ち合わせ大公開!!】ジニー蓄積データを基にした、医院成長の軌跡とこれから

2022年8月3日（水）、東京都小金井市にて「東小金井歯科CLINIC」を経営する岩田 卓也先生に、ジニーから抽出したデータ分析資料を元に現状についての所感、今後の医院経営や歯科医師としてのお考えを伺いました。（DentaLight 池田）

東小金井歯科CLINICのスタッフさんインタビュー
「予約受付にかかる時間を50%削減！ 受付業務が快適に」はこちら

全体について

DentaLight 池田：
まず全体の稼働率ですが、12月〜3月が約80%だったのと比較して、直近では少し稼働率が下がっています。この時期はスタッフの入れ替わりなどもあり、予約を確保枠としてブロックされていたことが影響していると思います。

診療項目の内訳は、下のグラフのようになっています。総来院数としては、毎月約1200人〜1300人で推移しています。特徴的なこととしては、新患数が多く、新患ステージ（黒）だけで約200人となっています。メンテナンス（オレンジ）は、約200人で、メンテナンス率は20%弱くらいで推移しています。

ここでお話ししたいのは、どちらかというと右側（未来）の部分です。

7月末の段階で、既に8月は半分以上予約が埋まっているので、体感的には2週間後の予約が埋まっていて予約が取りづらい、という状況かと思います。メンテナンスについては、（8月以降の予約について）7月までに来院して次回予約をした方の予約が既に入ってるので、プラスリコールでどこまで増えるかという積み上げで、大体200人〜250人になるかと思います。
ここまでで先生が思われたことなどお伺いできればと思います。

岩田先生：
4月頃から予約のブロックを始めたんですが、患者さんの待たせすぎが多くて…。僕も含めてドクターの診療時間が押しちゃうことが結構あったんですね。
僕もまだそんなに年配じゃないし、勤務医の先生達も若くて、まだすごく手が動くという訳ではないんです。だから、どうしても予約時間を過ぎて患者さんを待たせることがあったので、それを改めようっていうのを1月2月頃から言ってたんですけど、これ無理だろうと…。

それで、6ユニットのうち1つは当日急患枠にしたので、多分稼働率が下がってるのかなと思います。ただ、その枠も結局埋まっちゃうんですよね。例えば、5分位で終わる消毒とか抜糸みたいな予約で埋まっていくので、そんなに稼働率が落ちてるというイメージはなかったです。それは新患さん急患さん含めて多数いらしていただいてるので、多分その印象だと思います。

DentaLight 池田：
ありがとうございます。
患者さんが予約を取りやすくするということと、もう一つ、勤務医の先生方の診療時間に多少余裕を持っておくことが必要、ということですね。

岩田先生：
はい。30分位の予約の方が多いので、患者さん導入して、ドクターが来て少し話してから診療入って、終わってご説明ってなると、実際治療する時間は結構少ないんですね。ユニットの片付けもありますし、そこはなるべくシステマティックにできるように、滅菌部隊みたいな人もいるんですけど。そこまでやっても、やっぱり時間が伸びてしまうことがあります。

また歯科はどうしても急患対応が迫られるところがあって、痛いとか腫れてる人を断るのは僕の考え方としてはないので、受け入れるとやっぱり時間が押しちゃう。そこを解決するためにはもう枠切るしかないよねっていうのが、妻（歯科衛生士さん）の意見ですけど、そうして今に至るって感じですね。

DentaLight 池田：
ありがとうございます。ドクターのところは、また後半で深堀りしたいと思います。
次に、キャンセル率です。

キャンセル率は、全体的に上がってきている傾向にあります。実は他のジニー導入医院様でも同じことが起こっていて、このあたりはコロナの影響かもしれません。推測にはなりますが、DH処置やメンテナンスの枠が空いた分、急患対応をどうするか、みたいなことが今後発生してくるかと思います。

新患状況と勤務医別状況

DentaLight 池田：
次は、新患からドクター部分の話をしていきたいと思います。

こちらは、新患さんの住所を地図にプロットしたものです。初診の時期（患者番号で判別）によって色分けをしてみると、直近の半年とその前の半年では、直近のほうが診療圏が広がっていることがわかります。さらにWeb予約を青で、電話等の予約を赤で色分けしてみると、Web予約は比較的近郊、電話の方は少し遠方からも来ていることがわかります。質の高い医療を求めて、より広い範囲から来院されているのかと推測していますが、このあたり、先生はどのようにお感じになっていますか。また、集患対策などは何かされていますか。

岩田先生：
やっぱりホームページのちからかなと思いますね。
集患は特に何もやっていなくて。頼まれて老人クラブの冊子に出してるくらいですね。

DentaLight 池田：
新患の年齢層については、30代〜50代がボリュームゾーンになっています。　※上記画像「予約状況」はβ版機能
一方、メンテの年齢層はお子さんが多くなっていることが貴医院の特長だと感じました。

オレンジが次回予約が入っている方で、グレーが次回未予約の方ですね。次回予約のある方と同じくらいに未予約の方もいます。患者さんが単に忘れてるというケースもあれば、次回予約をお取りするときに「○週間先になっちゃうんだったら…」みたいなケースもあるかと思いますが、マクロ的な数字としてご参考頂ければと思います。

例えば、この患者さん（赤枠部分）は次回セットなんですが、履歴を見るとキャンセルを繰り返しているんですよね。たくさんの患者さんが来院されているので、ピンポイントでこの方をフォローしよう！というのを決めてマークをつけておき（ジニーのタグ機能）、積極的にコミュニケーションをとることもできます。これらの情報をミーティングで活用することで、新しく入ってきた先生やスタッフさんにも効率的に共有できるかと思います。

ここからドクター部分を深ぼっていきたいのですが、先生が冒頭に仰っていた、患者さんにも影響してしまうし、ドクターがちゃんと患者さんと話せるように時間を確保するということに関して、何か勤務医に対しての教育だったり意識されてることなどありますか。

岩田先生：
月1回のレクチャーを始めたところですね。あとは、クリニックの運営に携わってくれてるコアなスタッフから話があった際には、僕がそれを彼らに伝えたり事情を聞くっていう感じです。細かいことはいいんですが、臨床家としてこういう人格になるべきだろうというのがあるので、そこは少しずつ伝えているつもりです。

例えば別のクリニックをだしてあげてそっちでやりなさいとか、法人の理念を根底に色々なところに店舗を出したいっていう感覚は全くないです。どっちかというと、僕と一緒にいる時間で何か影響を受けて、少しでも何か学んでくれて、開業して活躍していってくれるといいな、と今は思っています。

DentaLight 池田：
ありがとうございます。

以前先生が「各ドクターの診療件数について肌感覚はあるんだけど、どのくらいなんだろう」と仰っていたので、実際の数値を調べてみました。こういったデータをベースに、3ヶ月前と比べてどうだったかと振り返ったり、勤務医の先生とコミュニケーションするのもいいですね。
このあたりのデータを見て、何か思うことなどありますか。

岩田先生：
僕の予約枠に入っていても、実際他の先生に診てもらうこともあるので難しいところですね。あと、カウンセリングも最近は衛生士さんがやってくれたり、というのもありますね。

自費について医院経営とは別に僕の考えとして、患者さんに自費診療の必要性を理解してもらうことが大切だってドクターが本当に思っているかどうか、だと思うんですよね。

もちろん医療人として、困ってる人を助けなければならないっていう強い気持ちはすごく大切なんですけど、それと保険治療と自費治療を選択してもらうことは全く別物であって、そういう意識が数字にあらわれてくるんだとは思います。

特に歯科は自費で仕事をして、その仕事の内容に対して責任を持つことがすごく大切なので、そこをドクターに理解してもらう意味でもこういうデータはすごくいいです。なんかもうちょっと使ってみたいなという気がしますね。

TCも、院長主役型のクリニックならOKだと思います。ただ、ドクターが自分の地元に帰って開業するときに、その先生自体が地域で支持されるような先生にならないといけなくて、そのためには人間力が必要になる。だから、自分でカウンセリングしてコミュニケーションをとるようにしてもらっています。

DentaLight 池田：
すごく勤務医の先生のことを考えていらっしゃるんですね。

岩田先生：
僕はすごいラッキーで、色んないい先生に出会っているんですよ。僕のところに来てくれるのであれば、できる限りのことはもちろん教えてあげたいと思います。

逆に僕ひとりの力でできるのってこの程度だなっていうことがわかったんで、だからもっとこのクリニックが教育機関的な意味合いもあるくらいのスペックを保とうとするとやっぱり財力が必要ですし、みんなの力も必要。そう考えると、僕が教育してるのは決して彼らのためだけじゃなくて僕のためでもあるし、法人のためでもあるんです。

メンテナンス状況

DentaLight 池田：
最後に、メンテナンスについてです。
最初にお話ししたように、メンテナンスは毎月200人位で推移しています。4Mメンテと6Mメンテがボリュームゾーンになっています。
今後について、例えばメンテナンスを増やしていくなど、先生のお考えをお伺いできればと思います。

岩田先生：
僕がこのクリニックをつくった意味って、歯科系の疾患に対しての拠点にしたいんですよね。そこから必要に応じて専門外来に送る、というような位置付けにしたかったんで、よく言われる予防型とかっていうことは、実はあんまり考えてないんですよ。

僕自身、3ヶ月リコールで定期管理型みたいなのって必要ないと思っていて。重度の歯周炎とかリスクの高い方とかはわかりますけど。普通のリスクの方なら、半年とか1年に1回、健康を維持するために最低限これくらいは来てねっていうような感覚。学術ベースじゃなくて、僕個人のやってきた臨床の中で必要な期間っていうのはそんなものです。

また、今後メンテナンスに関しては、自費メインでやっていきたいとも考えています。

DentaLight 池田：
例えば、周期あり（メンテナンスや矯正など）の患者さんのデータを見てみると、これは6月に来院時期だった方が128人いて、そのうち68人がきちんと6月中に来院された、ということになります。全体的には大体3分の1程度が、先生や衛生士さんと約束した期間を守って来院されているというイメージです。

ここはまだこれからという部分なんですが、メンテナンスが何人でメンテ率何%ということよりも、患者さんの口腔意識がちゃんと上がっていることを、何かデータとして可視化することを考えています。それを元に、自分たちの医院の存在意義を考えたり、あるいは担当の衛生士さんがそれ自体が評価されるような、仮に転職するときに履歴書に「担当患者さん何人を1Mメンテから6Mメンテにしました」と書ける、というようなことができるとスタッフさんのキャリアパスにも繋がると思っています。

岩田先生：
すごい企画ですね。僕は数値化されるのってすごい好きなんで、自分だったらこういうのに参加したいなと思います。確かに担当医制にしてこういう数字が出てくるっていうのは、自分を知るって意味でまず大事ですよね。

DentaLight 池田：
ドクターはもちろん、衛生士さんも長く働いてくれてクリニックの戦力になったり、働きがいや働きやすさだったりという面もすごく大事かなと思っていて、それは患者さんに安心感を与えることにも繋がると思っています。スタッフさんは希望すれば担当制も可能とお聞きしましたので、スタッフさんへのフィードバックとして、キャリアステップにも活かしていただけるのかなと思います。

実際に、本当はメンテナンスを増やそうと思えばもっと増やせると思いますし、新患さんも次回予約をしてしっかり来ていただくというのは、まだ余白があります。

例えばユニットを増設したら、どのくらいの稼働になって、採用のタイミングはどうか、そのあたりをデータから予測して「ここに向けてやっていくんだ」というようになってくると、院内のコミュニケーションも変わってくるかと思います。

私たちもこういったことをアシストできるように、またデータが蓄積されるような日々の予約簿の使い方などもフォローしていきたいと思っております。

まとめ

DentaLight 池田：
ここまで、全体、新患とドクター、メンテナンスという3部構成でお話しさせていただきましたが、先生のご感想や率直なご意見などいただければと思います。

岩田先生：
まず、開業医には来院患者さんのデータは今後必要だと思うんですよね。先ほども言ったように、自分を知るっていう意味で。自分が目指している方向と数値がリンクしているかとか、またはこういう地域特性があったんだなとか、そういうことを知るためにも、やっぱりデータは必要だと思います。教育に関しても、患者さんからの信頼度とかはなかなか数値化できないところだと思うんですけど、こういうデータが出てくれば非常に使えるのかなというふうに思ってます。

DentaLightさんのやってる、こういうデータが必要なんじゃないかとか、こういう機能が必要なんじゃないか、っていうことに対しては、オリジナリティがありますよね。僕らのために真剣に前向きに一生懸命取り組んでくださっている感じがすごく伝わるので、ジニーを採用して非常によかったと思っています。

僕が経営を始めて知ったのは、決算前には棚卸があったりとか、うちはラボがあるんで紙媒体でのやりとりもまだたくさんあるし、院内の在庫管理とかも、スタッフが結構な時間を割いてやってくれてるんですよね。出退勤とかも僕がやっていて結構大変です。

そういうのも含めて、歯科医院経営におけるひとつの管理ソフト、みたいな感じがあると、いいんじゃないかなと。日々の地味な作業がパソコンひとつで管理できて、そこに皆が打ち込むだけとか、そんな感じになるといいなと思ってます。

DentaLight 池田：
いただいたお声を今後もプロダクトに活かしてまいります。
本日はありがとうございました！